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E-Rechnungsstellung in Deutschland verstehen: Was KMUs wissen müssen


Was ist eine E-Rechnung?
Was ist eine E-Rechnung?

Die Digitalisierung macht vor dem Rechnungswesen nicht halt – und das hat gute Gründe. Mit der Einführung der E-Rechnungsstellung geht Deutschland einen wichtigen Schritt in Richtung eines effizienteren, transparenteren und nachhaltigeren Geschäftsalltags. Doch was bedeutet diese Regelung für kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs)? 

Dieser Artikel erklärt, was eine E-Rechnung ist, ob sie verpflichtend ist und welche Veränderungen auf KMUs zukommen.

Was ist eine E-Rechnung? Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist mehr als eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Sie handelt sich dabei um ein digitales Dokument, das in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erstellt wird. Zu den gängigen Formaten gehören XRechnung und ZUGFeRD. Diese Formate ermöglichen die automatisierte Verarbeitung durch Buchhaltungssoftware, sodass manuelle Eingaben und Fehler minimiert werden. 

Im Gegensatz zu herkömmlichen Rechnungen bietet die E-Rechnung standardisierte Datenfelder, die zum Beispiel Beträge, Steuersätze oder Zahlungsinformationen eindeutig ausweisen.

Ist die E-Rechnung in Deutschland verpflichtend? Für viele Unternehmen ist die E-Rechnung bereits verpflichtend, vor allem bei Geschäften mit öffentlichen Verwaltungen. Diese Regelung wurde durch die Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU im deutschen Gesetz verankert. Seit dem 18. April 2020 sind öffentliche Auftraggeber in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu akzeptieren.

Für KMUs, die Waren oder Dienstleistungen an Behörden liefern, bedeutet dies konkret, dass sie E-Rechnungen ausstellen müssen – Papierbelege sind in diesen Fällen nicht mehr zulässig. 

Im B2B-Bereich (Geschäfte zwischen Unternehmen) steht es den Unternehmen derzeit oft noch frei, ob sie E-Rechnungen nutzen. Allerdings gibt es Pläne auf EU-Ebene, diese Regelung schrittweise auch hier verbindlich zu machen.

Was ändert sich durch die E-Rechnungsstellung? Die Einführung der E-Rechnung bringt mehrere Änderungen mit sich, die sich auf den Alltag von KMUs auswirken können:

1. Technische Anpassungen Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Systeme E-Rechnungen erstellen und verarbeiten können. Das bedeutet oft den Einsatz geeigneter Rechnungssoftware oder Schnittstellenlösungen. Einige Anbieter wie DATEV, Lexware oder sevDesk bieten bereits kompatible Lösungen an.

2. Effizienzgewinne E-Rechnungen ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung und können so den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Beispiel: Die manuelle Eingabe und Prüfung von Rechnungsdaten kann entfallen, was Zeit und Ressourcen spart.

3. Kostensenkung Durch die digitale Abwicklung der Rechnungen entfallen Druck- sowie Portokosten. Zudem sinkt die Wahrscheinlichkeit von Eingabefehlern, die oft zusätzliche Kosten verursachen.

4. Rechtssicherheit Durch die einheitlichen Standards wie XRechnung wird sichergestellt, dass die Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Somit sind KMUs besser abgesichert und auditfähig.

5. Nachhaltigkeit Die Umstellung auf E-Rechnungen reduziert den Papierverbrauch erheblich und ist dadurch ein wichtiger Beitrag zum Umweltschutz.

6. Schnellere Zahlungen Da E-Rechnungen schneller zugestellt, geprüft und freigegeben werden können, entstehen in der Regel kürzere Zahlungsfristen. Das ist besonders wichtig für die Liquidität kleiner Unternehmen.

Wichtige Schritte für KMUs zur Umstellung auf E-Rechnung Wenn Sie den Übergang zur E-Rechnung möglichst reibungslos gestalten möchten, sollten Sie die folgenden Schritte beachten:

Schritt 1: Prüfen, ob E-Rechnungen für Sie verpflichtend sind Haben Sie Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern oder EU-Kunden? Dann ist die Nutzung der E-Rechnung möglicherweise schon jetzt ein Muss. Klären Sie Ihre rechtlichen Anforderungen.

Schritt 2: Die passende Software auswählen Wählen Sie eine Rechnungssoftware, die E-Rechnungen in den geforderten Formaten (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen kann. Stellen Sie sicher, dass die Lösung auch mit Ihrem Buchhaltungssystem kompatibel ist.

Schritt 3: Mitarbeiter schulen Die Einführung neuer Technologien erfordert eine entsprechende Schulung Ihrer Mitarbeiter. Investieren Sie in Weiterbildungen, damit Ihr Team die Vorteile der E-Rechnung voll ausschöpfen kann.

Schritt 4: Ihre Kunden informieren Falls Sie bereits Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich unterhalten, sollten Sie Ihre Partner über Ihre Umstellung auf E-Rechnungen informieren. Klären Sie, ob diese ebenfalls umgestellt haben oder in nächster Zukunft planen.

Schritt 5: Testphase einplanen Implementieren Sie die E-Rechnung zunächst in einer Pilotphase, um potenzielle Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und zu beheben.

Häufige Missverständnisse zur E-Rechnung

„Reicht es nicht aus, Rechnungen als PDF zu versenden?“ Nein, eine einfache PDF-Datei erfüllt nicht die Definition einer E-Rechnung. Nur strukturierte Formate wie XRechnung ermöglichen die automatisierte Verarbeitung.

„Die E-Rechnung ist nur etwas für große Unternehmen.“ Auch KMUs profitieren enorm von den Effizienzgewinnen und Kostensenkungen einer E-Rechnung. Zudem wird die Nutzung in den nächsten Jahren voraussichtlich auch im B2B-Bereich verpflichtend.

„Das ist zu teuer für mein Unternehmen.“ Viele moderne Softwarelösungen sind speziell für KMUs erschwinglich gestaltet. Häufig amortisiert sich die Investition schnell durch die Einsparungen bei Verwaltungsaufwand und Fehlerkorrekturen.

Vorteile für KMUs durch die E-Rechnung Zusammengefasst bieten E-Rechnungen zahlreiche Vorteile für kleine und mittelständische Unternehmen. Dazu gehören:

  • Zeit- und Kosteneinsparungen

  • Erfüllung gesetzlicher Vorgaben

  • Verbesserte Liquidität durch schnellere Zahlungen

  • Nachhaltigere Geschäftsprozesse

Der erste Schritt in eine digitale Zukunft Die E-Rechnungsstellung ist nicht nur ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung, sondern auch eine große Chance für KMUs, ihre Prozesse zu optimieren und wettbewerbsfähig zu bleiben.

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